Kontrola Najwyższej Izby Kontroli w 2004 r.

Drukuj

NAJWYŻSZA IZBA KONTROLI Opole, dnia 15 kwietnia 2004r.
DELEGATURA W OPOLU


Pan Jan Książek
Wojewódzki Inspektor
Transportu Drogowego w Opolu


Wystąpienie pokontrolne


Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994r. o Najwyższej Izbie Kontroli zwanej dalej „ustawą o NIK”, Najwyższa Izba Kontroli – Delegatura
w Opolu przeprowadziła w Wojewódzkim Inspektoracie Transportu Drogowego
w Opolu (zwanego dalej „Inspektoratem”) kontrolę wykonania planu finansowego Inspektoratu.

W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 2 marca 2004 r. Najwyższa Izba Kontroli na podstawie art. 60 ust. 1 i 2 ustawy o NIK przekazuje niniejsze wystąpienie pokontrolne.

Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia realizację planu finansowego Inspektoratu w 2003 r. mimo uchybień wynikających z naruszenia niżej wymienionych przepisów prawa.

Uwzględniając rozpoczęcie przez Inspektorat merytorycznej działalności w 2003 r. wykonanie poszczególnych zadań Delegatura ocenia:

1.
Pozytywnie – w odniesieniu do wprowadzonych zasad rachunkowości, pomimo
nieprawidłowości dotyczących:
1) nie ustalenia w formie pisemnej w zarządzeniu wprowadzającym system
finansowo-księgowy jego nazwy i dokumentacji opisującej,
2) obsługiwania systemu komputerowego przez osobę nieuprawnioną,
3) nienależytego zabezpieczenia dowodów księgowych i środków finansowych na
wydatki bieżące – w ramach pogotowia kasowego.
2.
Pozytywnie – w odniesieniu do sporządzania i ewidencji dowodów księgowych, stosowania systemu komputerowego systemu rachunkowości i kontroli wewnętrznej, pomimo nieprawidłowości dotyczących sposobu nanoszenia poprawek w dowodach księgowych oraz niewprowadzania do stosowania w Inspektoracie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.
3.
Pozytywne – w odniesieniu do planowania i realizacji dochodów budżetowych, pomimo nie wystawiania przez Inspektorat tytułów egzekucyjnych bez zbędnej zwłoki.
4.
Pozytywnie – w odniesieniu do planowania i realizacji wydatków oraz rzetelności i terminowości sporządzania sprawozdań budżetowych, pomimo nie posiadania przez Inspektorat planu rzeczowo finansowego na 2003r. określającego zadania finansowanie których zaplanowano, a także uzasadnienia do planowanych wydatków.

Ad. 1.
W 2003r. w Inspektoracie prowadzono rachunkowość przy użyciu komputerowego systemu finansowo-księgowego FK „INFRA Moduł FK wersja 2.2”, do którego posiadano dokumentację opisujacą przyjęte ogólnie zasady rachunkowości
w dziedzinie Zintegrowanego Systemu Informatycznego INFRA.
Stosowanie ww. systemu komputerowego nie zostało ustalone w formie pisemnej, pomimo obowiązku wynikającego z art. 10 ust. 1 pkt 3c ustawy z dnia
29 września 1994r. o rachunkowości, bowiem w zarządzeniach Wojewódzkiego Inspektora regulujących przyjęte w Inspektoracie zasady rachunkowości nie zawarto opisu systemu informatycznego i pozostałych informacji o systemie wymaganych ww. przepisem.
Uprawnioną do obsługi systemu była główna księgowa, jednak w przypadku jej nieobecności w pracy system informatyczny obsługiwany był przez zatrudnionego w Inspektoracie stażystę, któremu Wojewódzki Inspektor nie przyznał uprawnień do pracy w tym systemie.
Przeprowadzone oględziny wykazały m.in. że dokumentacja księgowa (w tym księgi rachunkowe, deklaracje i karty wymiarowe) przechowywana była w pomieszczeniu biurowym (wspólny pokój głównego księgowego i stażysty) w szafie z płyt meblowych zamykanej na zamek typu biurowego. Użytkowane przez Inspektorat pomieszczenia biurowe nie posiadały zabezpieczeń antywłamaniowych ani systemu alarmowego, a budynek w którym mieścił się Inspektorat nie był objęty stałym dozorem.
W ocenie NIK przechowywanie zbiorów dokumentacji księgowej w opisanych warunkach nie spełniało wymagań art. 71 ustawy o rachunkowości, gdyż taki sposób przechowywania ww. dokumentacji nie chronił należycie przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym jej rozpowszechnianiem lub zniszczeniem.
Stwierdzono również, że w dodatkowym pomieszczeniu w sali narad Inspektoratu, do którego drzwi przesuwne nie posiadały zamka, w metalowej szafie przechowywano: akta osobowe pracowników, druki ścisłego zarachowania oraz kasetkę z pieniędzmi (pogotowie kasowe). Naruszało to postanowienia § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 14 października 1998r.
w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki.

Ad. 2.
Przeprowadzone w trakcie kontroli badania przy użyciu narzędzia informatycznego w zakresie poprawności i ewidencji 169 dowodów księgowych wylosowanych z ogólnej populacji 1.378 dowodów (przy założonym poziomie ufności 95% i 3% progu istotności) nie wykazywały nieprawidłowości,
za wyjątkiem uchybień w trzech decyzjach o numerach 15/123/2003(1-d), 42/123/2003(1-d) i 72/10/2003(1-d). Polegały one na nie respektowaniu art. 22 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości w zakresie wnoszonych poprawek lecz nie miały wpływu na sprawozdawczość budżetową.
Przeprowadzone kontrole funkcjonalne operacji gospodarczych i finansowych były dokonywane przez upoważnionych pracowników i dokumentowane składanymi podpisami potwierdzającymi m.in. ich zgodność pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Stosowany w Inspektoracie system kontroli wewnętrznej wprowadzony został przez Wojewódzkiego Inspektora zarządzeniem Nr 5/02 z dnia 22 listopada 2002r. w sprawie wprowadzenia wewnątrzzakładowych instrukcji i regulaminu kontroli wewnętrznej. W zarządzeniu tym oraz w „Procedurach kontroli finansowej związanej z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków budżetowych (publicznych) oraz gospodarowaniem mieniem w Inspektoracie” pominięto wymagania dotyczące identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z osiąganiem celów jednostki, określania akceptowanego poziomu ryzyka i innych wymagań określonych w dziale B – zarządzanie ryzykiem Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003r. w sprawie ogłoszenia Standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych.

W ocenie NIK nie stosowanie w Inspektoracie ww. standardów było naganne ze względu na istnienie wysokiego ryzyka niewykrycia nieprawidłowości przez wewnętrzną kontrolę funkcjonalną m.in. z uwagi na terenową pracę kontrolerów drogowych, którzy pobierali kary pieniężne nałożone w trybie art. 93 ust. 1
i 3 ustawy z dnia 6 września 2001r. o transporcie drogowym.

Ad. 3.
Plan finansowy dochodów budżetowych na 2003r. w wysokości 1.276.000 zł zaakceptowany został decyzją Wojewody Opolskiego z dnia 16.01.2003r. Wykonanie było wyższe od zaplanowanej kwoty o 372.138 zł. Głównym źródłem uzyskanych dochodów były kary pieniężne nałożone decyzjami administracyjnymi przez inspektorów drogowych na podstawie art. 93 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym. Dochody te były przekazywane terminowo do I Urzędu Skarbowego
w Opolu na subkonto centralnego rachunku budżetu państwa i zgodnie z § 8 ust.3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa i szczegółowych zasad obsługi rachunków bankowych budżetu państwa oraz zakresu i terminów sporządzania przez Narodowy Bank Polski informacji i sprawozdań z wykonania budżetu państwa w ramach obsługi bankowej budżetu państwa.
Kwota należności na koniec grudnia 2003r. (po odliczeniu nadpłat w wysokości 21.601 zł) wynosiła 298.942 zł, z tego zaległości wynosiły 280.743 zł, w tym z tytułu wydanych przez inspektorów drogowych decyzji nakładających kary pieniężne 59.248 zł - z 2002r. i 193.295 zł. – z 2003r. (razem 252.543 zł).
Główną przyczyną powstania ww. zaległości były nieskutecznie prowadzone działania windykacyjne przez organy egzekucyjne pomimo, iż w 2003r. Inspektorat wysyłał do urzędów skarbowych 8 pism interwencyjnych w celu przyśpieszenia działań egzekucyjnych, lecz na które nie otrzymano odpowiedzi.
Przyczyną zaległości było także nie wystawianie przez Inspektorat tytułów egzekucyjnych niezwłocznie po upływie terminu płatności nałożonej kary pieniężnej – stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r.
o postępowaniu egzekucyjnym w administracji w związku z § 3 ust.2 i § 13 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Spośród objętych kontrolą 30 zaległości (z tego 9 na kwotę łączną 44.300zł – z 2002r. i 21 na wotę 83.295 zł. – z 2003r.) w 14 przypadkach tytuły wykonawcze wystawione zostały przez główną księgową z opóźnieniem powyżej 20 dni od obowiązującego terminu wynikającego z upływu terminu płatności.
Główna księgowa wyjaśniła m.in., że przyczyną nie wystawiania niezwłocznie tytułów wykonawczych był nadmiar obowiązków, gdyż w komórce rachunkowości zatrudniona była tylko 1 soba (tylko główny księgowy), oraz że w celu usprawnienia pracy komórki finansowej w lutym 2004r. zatrudniony został drugi pracownik – na stanowisku referenta, a także zakupiono program komputerowy do ewidencji i wystawiania tytułów wykonawczych.

Ad. 4.
Projekt planu wydatków na 2003r. Inspektorat opracował na podstawie otrzymanej informacji z Wydziału Finansowego i Budżetu Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Opolu z dnia 10 października 2002r., wg której przyjęte w projekcie ustawy budżetowej wydatki na 2003r. ustalono w kwocie 1.056.000 zł. Na przestrzeni roku budżetowego plan finansowy wydatków decyzjami Wojewody Opolskiego zwiększony został do kwoty 1.074.616 zł.

Plan ten Inspektorat wykonał w 99%, a realizacja wydatków budżetowych prowadzona była w sposób racjonalny i zgodny z zasadami oszczędnego gospodarowania.
Kontrola 35 pozycji największych wydatków bieżących na łączną kwotę 155.000 zł (w paragrafach: § 4210 – zakup materiałów i wyposażenia – 11 wydatków na kwotę 30.025 zł, § 4270 – zakup usług remontowych – 5 wydatków na kwotę 24.446,98zł, § 4300 – zakup usług pozostałych – 15 wydatków na kwotę 16.044 zł oraz w § 6060 – zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych – 4 wydatki na kwotę 84.495 zł) wykazała, że wydatków dokonywano gospodarnie i za aprobatą głównego księgowego, faktury dotyczące ich realizacji były akceptowane – zgodnie z obowiązującymi w Inspektoracie zasadami przez upoważnione osoby oraz zatwierdzane do wypłaty przez głównego księgowego i Wojewódzkiego Inspektora.

Ogólnie pozytywną ocenę obniżają nieprawidłowości dotyczące braku planu rzeczowo-finansowego na 2003r. określającego rozmiary zadań, na finansowanie których przewidziano wydatki, a także braku uzasadnienia do planowanych wydatków wymaganego § 6 i § 8 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 maja 2002r. w sprawie szczegółowych zasad, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na 2003r. Roczne sprawozdania budżetowe Inspektoratu za 2003 r. (Rb - 23, Rb – 27, Rb – 28) zostały sporządzone rzetelnie i były w obowiązującym terminie przekazane do Wydziału Finansów i Budżetu OUW w Opolu. Ujęte w ww. sprawozdaniach dane obrazujące wykonanie dochodów i wydatków budżetowych wynikały z zapisów ksiąg rachunkowych i były zgodne z zasadami rachunkowości.

Przedstawiając powyższe oceny i uwagi, Najwyższa Izba Kontroli wnosi o ich wykorzystanie w działalności Inspektoratu m.in. poprzez:
1. Unormowanie stosowania przez księgowość Inspektoratu systemu
informatycznego – stosownie do wymagań wynikających z art. 10 ust.1 pkt 3c
ustawy o rachunkowości oraz zapewnienie obsługi systemu przez osoby
uprawnione.
2. Podjęcie działań gwarantujących zabezpieczenie danych i ich zbiorów
zawartych w systemie informatycznym oraz ochronę dowodów i dokumentacji
księgowej przed niedozwolonymi zmianami lub zniszczeniem – stosownie do
wymagań art. 10 ust. 1 pkt 4 i art. 71 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
3. Zapewnienie warunków przechowywania środków pieniężnych (pogotowia
kasowego Inspektoratu) – stosownie do § 2 i § 3 rozporządzenia
Ministra Spraw Wewnętrznych w sprawie szczegółowych zasad i wymagań,
jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych
i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki.
4. Podejmowanie dalszych działań mających na celu wyeliminowanie zaległości
w egzekwowaniu należności budżetowych z tytułu nałożonych kar.

Najwyższa Izba Kontroli – Delegatura w Opolu na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Inspektora w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczyn niepodjęcia takich działań.

Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora tutejszej Delegatury umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W razie zgłoszenia zastrzeżeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK.